Vad är avdragsgillt?

Vad betyder avdragsgill?

En avdragsgill kostnad är i förenklad mening en kostnad som företaget får dra av när det beräknar sitt skattemässiga resultat.

Exempel kan vara kostnader för:

• material och varor som säljs eller används i verksamheten

• kontorsmaterial

• programvaror och abonnemang som används i företaget

• marknadsföring och annonsering

• telefon och internet i den del som hör till verksamheten

• lokalhyra

• bokföring och redovisning

• företagsförsäkringar

• resor i tjänsten

Det viktiga är att kostnaden kan kopplas till företagets verksamhet och att du kan visa vad den avser.

Privata kostnader är inte avdragsgilla

En vanlig fälla är att blanda ihop företagets och den privata ekonomin.

Kostnader som huvudsakligen är privata får normalt inte dras av bara för att de betalas från företagets konto.

Exempel kan vara:

• privata kläder

• privata resor

• vanlig privat mat

• privata abonnemang

• inköp till hemmet som inte har ett tydligt samband med verksamheten

Om något används både privat och i företaget kan reglerna bli mer komplicerade. Då kan det i vissa fall vara aktuellt att bara dra av den del som hör till verksamheten.

Moms och skattemässigt avdrag är inte samma sak

Det är viktigt att skilja på inkomstskattemässigt avdrag och avdrag för ingående moms.

En kostnad kan vara avdragsgill vid beräkningen av företagets resultat utan att du automatiskt har rätt att dra av all ingående moms. Momsreglerna har egna bestämmelser och undantag.

Därför bör du alltid bedöma både:

1. Är kostnaden avdragsgill i företagets beskattning?

2. Får företaget dra av momsen?

Representation och kundaktiviteter

Representation är ett område där reglerna kan vara särskilt begränsade.

Att bjuda en kund på lunch eller middag betyder inte automatiskt att hela kostnaden är avdragsgill. Det finns särskilda regler för exempelvis måltider, enklare förtäring och kringkostnader.

Dokumentera därför alltid vilka som deltog, vilket företag de representerade och vilket syfte aktiviteten hade.

Kläder och utrustning

Vanliga kläder som du även kan använda privat är normalt inte en avdragsgill företagskostnad bara för att du använder dem när du arbetar.

Arbetskläder eller skyddsutrustning som är särskilt anpassade för arbetet kan däremot behandlas annorlunda.

Samma princip kan delvis tillämpas på exempelvis datorer, telefoner och annan utrustning: det är användningen och omständigheterna som spelar roll.

Bil och resor

Bilrelaterade kostnader kan vara avdragsgilla, men reglerna skiljer sig beroende på om bilen ägs eller leasas av företaget, hur den används och om du även använder den privat.

Här kan det också uppstå frågor om bilförmån och moms.

Resor som görs i tjänsten kan normalt vara avdragsgilla, medan privata resor inte är det. Det är därför viktigt att kunna skilja företagets resor från privata resor och ha bra dokumentation.

Hemmakontor

Många företagare arbetar helt eller delvis hemifrån. Det betyder dock inte att alla kostnader för hemmet automatiskt blir företagskostnader.

Reglerna skiljer sig bland annat beroende på företagsform och vilken typ av arbetsplats det handlar om. Ett vanligt rum hemma som även används privat ska därför inte utan vidare behandlas som företagets lokal.

Det här är ett område där det kan vara klokt att kontrollera Skatteverkets aktuella regler eller fråga en redovisningskonsult.

Ha alltid underlag

Oavsett vilken kostnad det gäller är det viktigt att spara kvitton, fakturor och andra underlag.

Underlaget bör göra det möjligt att förstå:

• vad du har köpt

• när du köpte det

• vem du köpte det av

• vad kostnaden avser

• varför kostnaden hör till företaget

Saknas ett bra underlag kan det bli svårt att visa att kostnaden hör till verksamheten.